Admin Specialist
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Chi Siamo
In To70 offriamo servizi di consulenza, progettazione e ricerca di alta qualità alla comunità globale del trasporto aereo. Aiutiamo la società e l'industria a affrontare le sfide del trasporto aereo, identificando e analizzando problemi, raccomandando soluzioni e supportandone l'implementazione.
La nostra cultura è definita dalle persone che ne fanno parte: aperti, informali, energici e con un giusto equilibrio tra lavoro e divertimento. In Italia, siamo in una fase entusiasmante di crescita, ampliando le nostre competenze e capacità in un ambiente agile e dinamico. Nel mercato siamo riconosciuti come una società leader con competenze altamente apprezzate dai nostri clienti.
Il nostro team è composto da esperti di aviazione noti per la loro passione, l'entusiasmo e la ricerca di soluzioni innovative. Siamo professionisti motivati, impegnati a fornire risultati di altissima qualità per i nostri clienti, che includono aeroporti, compagnie aeree, enti governativi e fornitori di servizi di navigazione aerea.
Principali Responsabilità:
Stiamo cercando un/una Administrative Specialist proattivo/a e attento/a ai dettagli, che contribuisca al regolare svolgimento delle attività amministrative della nostra sede in Italia.
Nel ruolo, ti occuperai della gestione quotidiana delle attività di supporto amministrativo, organizzativo e operativo, garantendo l’efficienza dei processi interni. Sarai inoltre un punto di raccordo tra il personale, i fornitori, i clienti e il nostro commercialista esterno.
Amministrazione & Office Management
• Gestire la corrispondenza (email, posta, PEC).
• Redigere e archiviare la documentazione aziendale (contratti, lettere, report).
• Gestire il centralino, accogliere i visitatori e organizzare i viaggi.
• Fornire supporto operativo quotidiano a colleghi e management.
• Gestire le procedure di gara per il procurement pubblico (“gare d’appalto”).
Contabilità & Supporto Amministrativo (in collaborazione con il commercialista esterno)
• Raccogliere, verificare ed effettuare una prima registrazione delle fatture passive e attive.
• Preparare e inviare la documentazione al commercialista esterno.
• Controllare e registrare le note spese.
• Monitorare scadenze fiscali, contratti e adempimenti amministrativi.
• Interfacciarsi con le banche per pagamenti e incassi.
• Registrare e gestire fatture attive e passive, monitorare le scadenze di pagamento/incasso e mantenere le relazioni con fornitori e clienti.
Gestione Fornitori & Clienti
• Emettere e inviare le fatture ai clienti.
• Analizzare gli scadenzari e inviare solleciti di pagamento.
• Inserire gli ordini e supportare il ciclo procure-to-pay (richiesta preventivi, conferme d’ordine, controllo DDT).
Organizzazione interna
• Pianificare e convocare riunioni interne/esterne.
• Mantenere e aggiornare gli archivi digitali e cartacei.
• Supportare l’amministrazione HR di base (ferie, richieste di permessi, presenze).
Requisiti:
Laurea in Economia, Giurisprudenza o discipline affini (preferibile).Saranno presi in considerazione anche candidati diplomati con significativa esperienza nel ruolo.
Contabilità di base (ciclo attivo e ciclo passivo).
Conoscenza di normativa e procedure delle gare d’appalto.
Ottima padronanza della suite Microsoft Office e dei software gestionali (ERP).
Plus: familiarità con i sistemi di gestione per la qualità (ISO 9001).
Eccellenti capacità organizzative e di pianificazione.
Precisione e attenzione al dettaglio.
Attitudine al problem solving e flessibilità.
Ottime capacità comunicative e relazionali.
Riservatezza e affidabilità.
Cosa offriamo:
• Pacchetto retributivo competitivo
• CCNL Commercio
• Contratto full time
• Flessibilità e work-life balance
• Lavoro ibrido (Milano – centro)
• Sviluppo professionale e formazione
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